La prise en charge de notre secrétariat à distance à Eguilles près d’Aix en Provence.

ACTIMART, le Centre d’Affaires situé au Pôle d’Activité d’Aix en Provence, vous propose des services de secrétariat à distance à Eguilles. Focus sur notre prise en charge de votre secrétariat à distance par nos équipes dédiées.

Secrétariat à distance ou télésecrétariat : définition

Le télésecrétariat ou le secrétariat à distance est un service qui regroupe des missions de secrétariat réalisées à distance par notre équipe pour nos clients. C’est une des solutions alternatives pour des entreprises qui ont besoin de faire effectuer des tâches administratives de manière externalisée. Ce service que nous proposons permet à nos clients d’externaliser leur gestion administrative de manière flexible en réduisant leurs coûts fixes.

Vous louez des bureaux au sein de nos locaux ? Vous souhaitez avoir plus de services pour vous concentrer sur votre activité et son développement ? Découvrez nos différents services de secrétariat pour alléger vos journées et vous permettre d’être plus productif :

• permanence téléphonique
• prise de rendez-vous
• saisir les données
• retranscription de documents
• saisi de devis et de facture
• saisi de courriers
• saisi de rapport de stage ou d’activité

Pour vous faire gagner du temps, vous pourrez bénéficier dans notre Centre d’Affaires de prestations d’impression et reliure de documents :

• Imprimante de qualité haute définition
• Format A4 — A3
• Recto verso
• Possibilité de relier les documents (plusieurs épaisseurs possibles)
• Système à « ressorts » pour la reliure
• Fourniture de couvertures de qualité (cartonnées et/ou transparentes).

Notre prise en charge de votre secrétariat à distance

Notre fournisseur de téléphonie s’occupe de mettre en place le numéro de transfert de votre numéro vers notre standard. Nous disposons d’une liste de numéros de téléphone que nous allons vous attribuer lorsque vous souhaitez faire appel à notre service de permanence téléphonique.

Si vous ne pouvez pas répondre, votre appel est transféré au sein de notre Centre d’Affaires. Idem si vous avez un double appel ou si vous n’avez pas de réseau là où vous vous trouvez. Si vous êtes en déplacement, nous mettons en place également la technique de transfert d’appel à notre standard téléphonique.

Nous répondons à vos appels en précisant par exemple que vous êtes en rendez-vous ou que vous n’êtes pas disponible pour le moment. Nous prenons le message de vos interlocuteurs, ainsi que toutes les informations relatives à leurs coordonnées et le message qu’ils souhaitent vous transmettre. Nous posons également des questions spécifiques en rapport avec la demande et votre activité afin que vous ayez toutes les informations dont vous avez besoin quand vous rappellerez votre contact. Nous vous les envoyons par mail très rapidement. Nous réalisons l’accueil téléphonique de 8H30 à 18H.

Ainsi, vous ne perdez aucun appel de prospects, de clients, de partenaires ou de fournisseurs.

Nos deux formules de transfert d’appel

• Vous transférez votre ligne vers notre numéro quand vous le souhaitez. Cela peut être de manière ponctuelle comme lorsque vous êtes en rendez-vous et que vous ne pouvez pas répondre. Pour cette formule, il n’est pas nécessaire de nous informer du transfert d’appel.
• Nous transférons notre ligne sur le numéro que vous souhaitez, un téléphone fixe ou portable. C’est un transfert d’appel permanent. Ainsi, vous ne recevez jamais d’appel directement. Vos appels arrivent directement à notre standard et ils sont pris en charge par notre équipe dédiée.

Avec ACTIMART, bénéficiez d’une prise en charge de votre secrétariat à distance de manière optimale. Vous êtes situés près d’Aix en Provence, à Vitrolles ou encore à Marseille et vous avez besoin d’une permanence téléphonique avec standard personnalisé ? Contactez les équipes du Centre d’Affaires ACTIMART basé au Pôle d’Activité d’Aix en Provence ! Sans oublier que vous aurez l’opportunité de louer des bureaux de différentes tailles selon le développement de votre activité et de passer d’un espace plus grand lorsque cela est nécessaire.